Шаг в будущее: система электронного документооборота

Современный офис, предприятие или учреждение зачастую представляется как помещение, где хаотично туда-сюда снуют работники с кипами бумаг, которые рассыпаются, теряются, а то и вовсе забываются где-нибудь на дальней полке. Не очень радужная картина. Однако именно так живут многие организации.

Но мир не стоит на месте, а одновременно с ним развиваются и высокие технологии. Сегодня все люди связаны между собой не бесконечными трактами и транспортом на конной тяге, а мобильной сетью, которая позволяет связаться с любым человеком практически мгновенно.

Примерно так же обстоит дело и с документами. Ведь бумажные носители — это в прямом смысле прошлый век. В двадцать первом же набирает популярность система электронного документооборота Comindware СЭД, подробнее о которой можно узнать на сайте

В чём же преимущество СЭД и что приобретут с подключением к ней те, кто привык работать по старинке, с бумагами? 

Для начала стоит отметить, что всё больше организаций, включая и государственные структуры, и небольшие частные фирмы, предпочитают отказываться от бумаг, переводя все документы в электронный вид. И всё потому, что это значительно увеличивает эффективность работы.

Во-первых, это колоссальная экономия. Только на первый взгляд кажется, что бумага ничего не стоит. Одна пачка — возможно. Но если подсчитать, сколько её уходит в год — а это и оригиналы, и копии, и восстановление утраченных документов, — то сумма получается немалая. Но кроме этого нужны чернила, конверты и марки для отправки документов по почте, а ещё — много свободного места, ведь надо же где-то хранить кипы бумаг!

Другое дело, когда всё это находится в системе электронного документооборота. Не нужно тратиться на бумажные носители, да ещё и время передачи нужного документа сокращается до минимума, даже если его следует передать в другой город. И на почте письмо не затеряется.

Во-вторых, хранящиеся в цифровом формате документы доступны всем сотрудникам, причём даже удалённо и в режиме реального времени.

В-третьих, в сотнях и тысячах файлов — идеальный порядок. В компьютере необходимый документ найти значительно проще, чем в таком же количестве бумажных папок. Документы не теряются, и время на их поиск сокращается в разы.

Четвёртый аспект в современном мире, борющемся за чистоту окружающей среды, тоже немаловажен. Ведь многие документы нельзя просто выбросить на свалку или сдать на макулатуру — их нужно уничтожить, и зачастую для этого выбирают самый простой способ — сжигают. Но дым от бумаги с краской вредит экологии. Кроме того, чем больше бумаги мы потребляем, тем, соответственно, больше деревьев подлежит спилу. Что также сказывается на окружающей среде.

Те, кто уже включился в систему электронного документооборота, отмечают, что эффективность работы их компаний значительно повысилась, что, соответственно, отражается и на прибыли. В современном мире СЭД постепенно становится не просто важной, а необходимой частью ИТ-инфраструктуры любой компании или организации.